Todos los tipos de empresas deben registrar sus ganancias y pérdidas de una
manera legal. Los tenedores de libros son los profesionales responsables de
este proceso. En todos los países, organismos oficiales aseguran que los
beneficios se han introducido correctamente en los libros correspondientes.
Con el fin de contar con registros claros de que el dinero que se utiliza
para comprar lo necesario para el negocio y el dinero que se gana con cada
venta, contadores record toda esta información en los llamados LIBROS DIARIOS.
En los libros diarios se registran el doble efecto de cada transacción. Más
adelante, estos registros temporales se registran en un LIBRO MAYOR. Los
débitos se introducen en la parte izquierda y los créditos se registran en el
lado derecho. Esta es la base del sistema de entrada doble, el método moderno
de contabilidad. Cada cuenta tiene dos lados, un lado de débito y un lado de
crédito, y cada transacción se registra dos veces, como un débito en una cuenta
y un crédito en la otra. La regla es que el receptor de débito, de crédito al
donante. Cada débito debe tener un crédito correspondiente y viceversa. El
total de todos los débitos debe ser igual al total de todos los créditos. Por
esta sencilla prueba, los errores pueden ser encontrados y corregidos
rápidamente. Estos registros proporcionan la información básica de la que una
cuenta de pérdidas y ganancias y el balance se preparan al final del año
fiscal. Todos los totales son transferidos a la cuenta de ganancias y pérdidas
y un balance se hace para verificar si ambas columnas coinciden.
Cuando se realice una venta, el vendedor envía una factura, que es una
petición de pago al comprador o cliente. Las facturas se realizan generalmente
en tres copias: una para el cliente, una para el departamento de ventas y una
para el departamento de contabilidad.
Hoy en día, la contabilidad no se hace necesariamente en
"libros". La mayoría de estos registros se realizan en los archivos
informáticos. Sin embargo, una impresión de toda la información se guarda como
una copia de seguridad por si algo sale mal con la información computarizada.
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